Đặt hàng nhà cung cấp
Cách chia đơn hàng theo nhà cung cấp mà không bỏ sót nguyên liệu
Sau khi đã có tổng lượng cần mua, bước chia đơn theo nhà cung cấp dễ phát sinh sót dòng, trùng dòng hoặc sai đơn vị. Cách an toàn hơn là giữ một bảng tổng làm nguồn, rồi tạo từng phiếu nhà cung cấp từ cùng nguồn dữ liệu đó.
Chuẩn hóa danh mục nhà cung cấp
Mỗi nguyên liệu cần được gắn với nhà cung cấp hoặc nhóm mua hàng đang phụ trách. Tên nhà cung cấp nên dùng một cách viết thống nhất để việc lọc và tổng hợp không tạo nhiều nhóm cho cùng một đơn vị.
- ✓ Tên hoặc mã nhà cung cấp
- ✓ Mặt hàng phụ trách
- ✓ Đơn vị đặt hàng
- ✓ Quy cách đóng gói
- ✓ Ghi chú giao nhận cần thiết
Luôn chia từ bảng tổng đã kiểm tra
Không nên nhập lại số lượng vào từng phiếu nếu đã có bảng tổng. Việc nhập lại tạo thêm một điểm có thể sai và khiến thay đổi ở bảng tổng không tự phản ánh sang đơn nhà cung cấp.
Trước khi chia đơn, cần xử lý các dòng chưa có nhà cung cấp. Một danh sách ngoại lệ rõ ràng tốt hơn việc để các dòng đó biến mất khỏi phiếu cuối.
Đối chiếu tổng trước và sau khi chia
Tổng số lượng theo mặt hàng trên các phiếu nhà cung cấp phải đối chiếu được với bảng tổng. Với mặt hàng có quy đổi hoặc làm tròn theo bao gói, file cần hiển thị phần chênh lệch để người phụ trách xác nhận.
- ✓ Không còn dòng chưa gán nhà cung cấp
- ✓ Không có mặt hàng xuất hiện ở hai phiếu ngoài chủ đích
- ✓ Đơn vị trên phiếu đúng quy cách đặt
- ✓ Tổng sau chia đối chiếu được với tổng trước chia
Tạo phiếu dễ gửi và dễ bàn giao
Mỗi phiếu nên có ngày giao, điểm giao, người chốt và danh sách mặt hàng rõ ràng. Người nhận ca sau cần hiểu được đơn đã chốt đến đâu mà không phải mở nhiều bảng trung gian.
Điểm cần nhớ
Chia đơn đáng tin cậy không nằm ở việc tạo nhiều sheet, mà ở khả năng truy ngược mọi phiếu về một bảng tổng đã được kiểm tra.
Bước tiếp theo
Bạn có thể xem các hình thức SiteCost hỗ trợ, tải file Excel Demo hoặc gửi file hiện tại để đánh giá.